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Como usar a lei de Parkinson para fazer mais em menos tempo

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Já se perguntou por que uma tarefa que deveria levar apenas algumas horas às vezes se arrasta para sempre? As chances são de que você continue adiando até o último minuto. Mas procrastinar assim pode atrapalhar seu fluxo de trabalho, produtividade e saída. 

Então, se isso soa como uma situação familiar, leia sobre como você pode usar a Lei de Parkinson para vencer a procrastinação e fazer mais em menos tempo. 

Índice
O que é a lei de Parkinson
3 maneiras de usar a lei de Parkinson para aumentar a produtividade
Principais takeaways

O que é a Lei de Parkinson 

A lei de Parkinson afirma que trabalho se expande para preencher o tempo alocado para conclusão

A lei de Parkinson traçada em um gráfico.
A lei de Parkinson traçada em um gráfico

Cyril Northcote Parkinson cunhou essa lei pela primeira vez em um ensaio publicado no The Economist em 1955. Desde então, a lei de Parkinson conquistou uma ampla reputação. 

Vamos considerar o que isso significa em termos mais práticos e ver alguns exemplos: 

Lei de Parkinson significado

Se você dedicar mais tempo do que o necessário para concluir uma tarefa, você a arrastará até o prazo esperado, independentemente de afetar a qualidade da tarefa. Esta afirmação é verdadeira e aplicável tanto à vida em geral quanto à produtividade empresarial em particular. 

Exemplos de lei de Parkinson

Para um exemplo rápido, é provável que os alunos concluam suas tarefas pouco antes do prazo. Claro, essa tarefa pode levar um dia se eles se esforçarem, mas pode se arrastar por um semestre inteiro sem um prazo concreto. 

Da mesma forma, um gerente de compras de uma empresa de varejo pode demorar muito mais do que o necessário para adquirir materiais para o próximo trimestre. Por quê? Eles provavelmente passarão mais tempo discutindo especificações de produtos e outros requisitos com vendas e marketing quando, idealmente, a discussão poderia ser muito mais rápida se tivesse um limite de tempo estrito. 

De ambos os exemplos, pode haver outras implicações que surgem dessa abordagem. Por exemplo, o aluno pode um dia perder o prazo porque se sente confortável deixando as coisas para o último minuto. E as ações do gerente de compras podem afetar a produtividade geral da equipe e o gerenciamento organizacional. 

É por isso que uma melhor gestão do tempo é necessária não apenas para reduzir os riscos de contratempos de última hora, mas também para aumentar a eficiência geral.

3 maneiras de usar a lei de Parkinson para aumentar a produtividade

Agora que você entende a lei de Parkinson e sua correlação com a procrastinação, aqui estão três tempos da lei de Parkinson estratégias de gestão para eliminar as barreiras de produtividade em seu negócio.

1. Crie e cumpra prazos

Criar e cumprir prazos disciplina você. Em vez de esperar o tempo estipulado para concluir uma tarefa, estabeleça um prazo mais curto. Isso garante que você encerre o projeto ou tarefa no prazo. 

Aqui estão algumas dicas sobre como definir um prazo mais curto:

  • Descubra quanto tempo deve levar para concluir uma tarefa. 
  • Crie uma lista de tarefas e divida-as de acordo com o tempo predeterminado. 
  • Agora, diminua o tempo alocado para cada tarefa pela metade para correr contra o relógio.
  • Por fim, esforce-se para superar esse limite de tempo auto-imposto sem diminuir a qualidade. 

Com esses pontos em mente, vamos considerar este exemplo abaixo: 

Imagine que você planeja adquirir um novo produto para sua loja online em quatro semanas. 

Se três das quatro semanas forem apenas para pesquisa de mercado, diminua para duas. Esse prazo rigoroso oferece tempo suficiente para corrigir problemas imprevistos à medida que eles se desenrolam e ainda atendem à data de lançamento. 

Um calendário azul de tarefas, mostrando um prazo vermelho impresso nele.
Um calendário de tarefas azul, mostrando uma impressão de prazo vermelho nele

Definir prazos realistas e apertados é essencial para superar a procrastinação. Sujeitar-se a conduzir a pesquisa dentro de duas semanas ajuda a vencer o relógio e ficar à frente. E a pressão que isso cria leva você a uma mentalidade competitiva, levando você a enfrentar o desafio.

Experimente as seguintes técnicas para criar seus prazos:

  • A técnica Pomodoro:

A Técnica Pomodoro aproveita a lei de Parkinson de gerenciamento de tempo. Envolve fazer pausas curtas durante o trabalho focado e com tempo limitado. O objetivo é aumentar a produtividade, garantindo que a qualidade do trabalho não seja afetada.

A Técnica Pomodoro funciona com um princípio simples: faça uma pausa de cinco minutos para cada sessão de trabalho de 25 minutos. Assim, depois de definir esse limite de tempo, você não pode fazer uma pausa enquanto trabalha até depois de 25 minutos. 

Pro ponta: Se você tiver dificuldade em criar um prazo realista, use o Aplicativo PomoDone para auto-impor prazos e concluir suas tarefas no prazo. 

  • A técnica de timeboxing:

Essa técnica cria um tempo fixo para o qual você deve concluir uma tarefa. A técnica de timeboxing é crucial ao trabalhar em projetos significativos, como embalar seus produtos manualmente ou administrar um inventário. 

Com esta técnica, você dividirá uma grande tarefa em timeboxes (intervalos), que você deve completar antes de passar para uma nova. 

Então, se você tem um projeto que requer quatro horas para ser concluído, você pode dividir seu projeto em três timeboxes; Tarefa A, Tarefa B e Tarefa C. De acordo com o peso de cada tarefa, você pode atribuir a Tarefa A — duas horas, a Tarefa B — uma hora e 30 minutos e a Tarefa C — 30 minutos. 

Isso ajuda você a priorizar tarefas com base na importância, tamanho e esforço.

O benefício de usar a Técnica Pomodoro e o sistema de timeboxing é evitar a procrastinação, o excesso de tarefas e a produção de trabalhos de baixa qualidade. Eles ajudam você a manter o foco, cumprir prazos e ter tempo suficiente para trabalhar em outras coisas, impulsionando a produtividade em seus negócios.

2. Use ferramentas de rastreamento de tempo

As ferramentas de controle de tempo são úteis para medir a produtividade. Eles avaliam e registram o tempo gasto na execução de uma tarefa específica, para que você possa verificar quanto tempo cada trabalho requer. 

Use ferramentas simples de rastreamento de tempo, como atoTIME e Linha do Tempo para registrar o tempo e combater as distrações enquanto trabalha em projetos. Essas ferramentas permitem que você acompanhe manualmente ou automaticamente seu progresso. Se você não tiver certeza de quanto tempo resta para cumprir seus prazos, defina o lembrete da ferramenta para alertá-lo por meio de uma notificação ou e-mail.

O gerenciamento de tempo com ferramentas de controle de tempo informará você sobre as melhores maneiras de planejar e programar seus prazos para tarefas futuras e, eventualmente, superar atrasos e aumentar sua produtividade. 

3. Elimine as distrações

Verificar as notificações de mídia social e outras notificações do telefone no meio das tarefas incentiva a procrastinação e aumenta o tempo de conclusão de suas tarefas. 

Para eliminar distrações, coloque o telefone no modo não perturbe. Desative todas as notificações e certifique-se de que seu smartphone esteja longe de seu espaço de trabalho ou estação de trabalho. Se essas distrações vêm de outro lugar, é importante identificar as principais coisas que o distraem e eliminá-las de acordo.

Principais takeaways

A lei de Parkinson pode aumentar a produtividade dos negócios, especialmente dando às tarefas limites de tempo rígidos. Por outro lado, alocar mais tempo do que o necessário para as tarefas pode levar a atrasos em sua conclusão. 

É fundamental programar prazos eficientes para cada tarefa e cumpri-los. Além disso, use ferramentas de rastreamento de tempo para medir o progresso. E quando você detectar um declínio na produtividade, avalie e elimine as distrações para manter o foco e fazer mais em menos tempo.

Se você está pronto para melhorar seu gerenciamento de tempo, siga estas dicas e verá um aumento instantâneo na produtividade do seu negócio.

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