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Técnicas de gestión de inventario para negocios en línea 

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La gestión de inventario es una parte fundamental de una buena gestión de la cadena de suministro. Independientemente de lo que venda, la supervisión minuciosa del inventario puede ayudar a mantener el flujo de ingresos y la satisfacción de los clientes. 

Las empresas adoptan numerosas técnicas para garantizar que los niveles de existencias sean óptimos y rentables. Pero seleccionar las prácticas correctas de gestión de inventario no es tarea fácil, especialmente para un negocio de rápido crecimiento. Es por eso que establecer la base adecuada desde el principio es tan crucial. 

Esta guía explica cinco acciones estrategias de gestión de negocios en línea debe saber y los consejos inteligentes que las empresas pueden aplicar para mantener el inventario funcionando bien. 

Índice del contenido
¿Qué es la gestión de inventario?
¿Por qué es importante la gestión de inventario?
KPI de gestión de inventario
5 técnicas astutas de gestión de inventario para negocios en línea
Consejos para negocios en línea para administrar el inventario
Conclusión
Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario

¿Qué es la gestión de inventario? 

La gestión de inventario cubre las estrategias y herramientas que utilizan las empresas para recibir, clasificar, almacenar, rastrear y entregar mercancías. Incluye todos los procesos para preparar los bienes para la venta, desde la producción o adquisición hasta la entrega final. 

La gestión de inventario tiene como objetivo optimizar el proceso de mantenimiento de inventario y reducir los costos. Del mismo modo, las empresas administran el inventario para aumentar la velocidad de recepción y cumplimiento de pedidos para que los clientes estén contentos y el negocio se mueva rápidamente. 

Las empresas suelen utilizar sistemas de gestión de inventario para ayudar a la planificación y el control efectivos del inventario. Su sistema de inventario puede ser una hoja de cálculo o un sistema de software automatizado, pero lo más importante es que respalde una imagen realista de su negocio y promueva una excelente toma de decisiones. 

¿Por qué es importante la gestión de inventario?

Estantes con mercancías en un almacén

No importa el tamaño de una empresa, el inventario generalmente requiere una gran cantidad de capital. En consecuencia, es esencial proteger ese activo y encontrar las mejores formas de utilizarlo, y es por eso que las empresas practican la gestión de inventario. 

Aquí hay algunas razones por las que es fundamental practicar un buen control de inventario: 

  • Promover la visibilidad de las acciones: La visibilidad del stock es cuando puede saber el nivel y el estado de su inventario de un vistazo. La mala visibilidad puede conducir a niveles de existencias bajos o inexactos o, lo que es peor, puede dar lugar a existencias inutilizadas o muertas: inventario que podría haber vendido pero que no se dio cuenta.
  • Ahorrarás dinero: El exceso y el stock varado solo ocupan espacio de almacenamiento sin proporcionar un retorno de su inversión. Pero una buena planificación de inventario mueve los productos rápidamente dentro y fuera de su almacén y ahorra dinero en almacenamiento.
  • Aumentar los ingresos: Ciertos artículos siempre se venderán más rápido, por razones como la estacionalidad o cambios en las preferencias de los clientes. Pero con una buena gestión del inventario, sabrá cuándo sucederá y estará listo para aprovecharlo. 
  • Mantenga a los clientes satisfechos: Sus clientes quieren una entrega rápida y precisa, y la creación de un proceso de gestión de inventario sin problemas ayuda a lograrlo y, en última instancia, garantiza una mayor satisfacción del cliente. 
  • Eliminar residuos: Por último, una buena gestión del inventario elimina el desperdicio de recursos debido al exceso y al mal estado del inventario. Aprenderá qué hay en su almacén y los moverá rápidamente antes de su fecha de caducidad. 

KPI de gestión de inventario

Aunque es fundamental para la venta rentable, la gestión de inventario también es un proceso complejo. Hacer un seguimiento de todos los artículos que se mueven a través de su almacén, desde el suministro hasta la entrega, puede resultar abrumador. Pero hay varios indicadores clave de rendimiento (KPI) que pueden ayudarlo a ver rápidamente el panorama general. 

  • Índice de rotación de inventario: Este KPI mide qué tan rápido se vende y reemplaza el inventario. La alta rotación indica que el negocio es rápido y eficiente. Puede calcular el índice de rotación del inventario dividiendo el costo de los bienes vendidos por el valor promedio del inventario. 
  • Precisión de la previsión de la demanda: la previsión de la demanda anticipa la demanda futura durante un período. Con esta métrica, puede determinar la precisión de su pronóstico y ajustarlo en consecuencia, aumentando así la facturación y reduciendo los costos de mantenimiento. La desviación absoluta media y el error porcentual absoluto medio son formas de calcular este KPI. 
  • Tasa de pedidos pendientes: Los pedidos que no se pueden entregar son pedidos pendientes. Una alta tasa de pedidos atrasados ​​indica una planificación de demanda inexacta y puede resultar en una disminución de la satisfacción del cliente. Puede calcular la tasa de pedidos pendientes dividiendo el número de pedidos que no se pueden entregar por el número total de pedidos x 100. 
  • Costos de mantenimiento de inventario: Los costos de transporte son los costos totales de mantener las existencias en el almacén. Incluyen costos de capital, espacio de almacenamiento, servicio de inventario y riesgo de inventario. Los altos costos de transporte indican una pobre eficiencia del almacén. Calcule los costos de mantenimiento sumando cada uno de los cuatro elementos de costo mencionados aquí y dividiéndolos por el costo de inventario anual promedio.
  • Tiempo de ciclo de pedido: este KPI calcula la frecuencia con la que reabastece su almacén. Un tiempo de ciclo de pedido bajo muestra que realiza pedidos a los proveedores con frecuencia. Y cuanto más a menudo ordene, menos stock tendrá, lo que significa menores costos de mantenimiento y una mejor relación de rotación. Pero tenga en cuenta que esta métrica puede verse afectada por los requisitos del proveedor, como la frecuencia de los pedidos.
  • Tasa de retorno: Su tasa de devolución rastrea la frecuencia con la que se devuelven los pedidos. Se calcula como la cantidad de unidades devueltas dividida por la cantidad de unidades vendidas x 100. Si bien es natural querer mantener este KPI bajo, los pedidos de devolución pueden ser más frecuentes para algunos productos en comparación con otros. Por lo tanto, tenga en cuenta los datos contextuales, como el tipo de producto y el motivo de la devolución, para un análisis efectivo. 

5 técnicas astutas de gestión de inventario para negocios en línea 

Si bien está claro que la gestión del inventario es importante, la forma en que cada empresa realiza el proceso es diferente. Esto se debe a que cada empresa dispone de numerosas técnicas y métodos, en función de sus necesidades y modelo de suministro. 

Sin embargo, las siguientes tácticas de control de existencias mejorarán su gestión de inventario, independientemente de sus técnicas.

1. Primero en entrar, primero en salir

Como su nombre lo indica, primero en entrar, primero en salir (FIFO) significa que las acciones más antiguas se venden primero. Es una técnica confiable de planificación de inventario que se aplica a la mayoría de los tipos de productos, incluidos los perecederos y los bienes duraderos. 

Con los productos perecederos, la lógica de esta táctica es clara: no desea terminar con productos en mal estado que no puede vender. Por lo tanto, FIFO obtiene el nuevo stock en la parte trasera del almacén, mientras que el stock más antiguo se sienta al frente y sigue en la fila para las entregas. También ayuda a mover bienes duraderos más rápido mientras aún están limpios y antes de que se vuelvan obsoletos debido a cambios en el empaque o el diseño del producto.

2. Justo a tiempo 

Con la gestión de inventario justo a tiempo (JIT), las empresas compran y mantienen el inventario según sea necesario. Como resultado, el inventario se mantiene en los niveles más bajos posibles para cumplir con los pedidos sin quedarse sin existencias. El propósito de JIT es eliminar el desperdicio y la posibilidad de un exceso de inventario, estropeado o muerto. 

Si bien JIT brinda muchos beneficios en términos de ahorro de costos de almacenamiento, eficiencia y una operación ajustada, puede ser riesgoso operar. Por lo general, solo comprará inventario unos días antes de que sea necesario para la venta, lo que significa que incluso una pequeña demora en el proceso puede ser fatal. 

Practicar JIT también requiere que su negocio sea ágil y dinámico para mantenerse al día con el ciclo de cumplimiento más corto. Pero es posible tener éxito con una planificación de inventario cuidadosa y precisa. 

3. Análisis ABC 

No todos los artículos en stock son iguales. Algunos venden más rápido o obtienen mayores ingresos que otros. Como resultado, una buena práctica de inventario dicta la priorización de los artículos de stock más valiosos en términos de disponibilidad y rendimiento. 

Análisis ABC divide el inventario en tres categorías para identificar cuáles tienen el mejor potencial de ingresos. 

  • Los productos de categoría A son los más valiosos y generan entre el 40 y el 60 % de los ingresos.
  • Los productos de categoría B están en el medio; representan el 15-30% de los ingresos.
  • Los productos de categoría C son los menos valiosos, con solo el 5-10% de los ingresos.

Mientras que el stock A normalmente debería estar disponible y de rápido movimiento, los artículos C pueden ocupar la parte trasera de la tienda y no se vuelven a pedir con tanta frecuencia. 

Con el análisis ABC, las empresas pueden asignar mejor los recursos y priorizar los artículos de inventario correctos. Esta técnica también puede permitir una fijación de precios estratégica y rentable. Por otro lado, el análisis ABC podría ignorar productos que recién están ganando popularidad entre los clientes, y la implementación de la técnica a menudo requiere mucho tiempo y recursos humanos. 

4. Inventario en consignación

El inventario de consignación es similar al JIT en términos de cómo ayuda a administrar los costos de almacenamiento e inventario. Pero a diferencia de JIT, no posee ninguna de las acciones que vende con el inventario en consignación. En cambio, el stock pertenece al mayorista (el consignador) hasta que se vende. El minorista solo paga los bienes después de la venta. 

Esta técnica de planificación de inventario es excelente para los costos de inventario. No tiene que pagar las existencias por adelantado; si los bienes no se venden, nunca tendrá que pagar. Esto, a su vez, ayuda con la liquidez, especialmente para las empresas en línea que pueden no tener el capital para mantener un inventario masivo. 

La estrategia también es beneficiosa si desea ofrecer una gama de productos más amplia pero no desea sobrecargar sus operaciones. Sin embargo, es posible que los proveedores no apoyen este enfoque a menos que el vendedor tenga una demanda sustancial, ya que la mayor parte del riesgo en la venta en consignación recae en el proveedor.

5. Conteo de ciclos de inventario

Como su nombre lo indica, el conteo de ciclos de inventario implica hacer un inventario del inventario en ciclos pequeños. La técnica utiliza pequeñas muestras de inventario para monitorear los registros de inventario y probar si coinciden con los artículos físicos en su tienda. Algunos tipos de conteo de ciclos de inventario son:

  • Conteo de ciclos del grupo de control: Implica contar el mismo grupo de elementos varias veces. Esto ayuda a revelar errores en los registros o en la técnica de conteo que luego pueden corregirse al diseñar un mejor procedimiento de conteo. 
  • Recuento de muestras aleatorias: Los vendedores con grandes almacenes o artículos sustancialmente similares pueden beneficiarse del conteo de muestras al azar. La técnica consiste en seleccionar y contar aleatoriamente una cantidad de artículos de cada lote de existencias, lo que minimiza las interrupciones.
  • Conteo de ciclos ABC: con esta técnica, contará los artículos en función del valor de los ingresos para su empresa, según el análisis ABC. Los artículos en la categoría A se contarán con más frecuencia que los artículos en inventario B o C. 

El valor inmediato del conteo cíclico es lo bien que ahorra tiempo y mano de obra. Con esta técnica, no tiene que hacer un inventario completo cada vez que desee conciliar los artículos físicos en su almacén con los registros de inventario. También mantiene las operaciones del almacén en funcionamiento con una interrupción mínima, incluso mientras cuenta el inventario. 

Pero la técnica también tiene sus defectos. Por ejemplo, no se compara con un inventario completo. Además, siempre existe el riesgo de que, al elegir muestras para contar, se salten las áreas de existencias con problemas que necesitan solución. 

Consejos para negocios en línea para administrar el inventario 

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Como ha visto, la forma en que una empresa realiza la administración de inventario puede afectar los costos comerciales, los ingresos y la satisfacción del cliente. Mientras crea una estrategia sobre las mejores técnicas de planificación de inventario para su negocio, siga estos consejos para optimizar su proceso y obtener los mejores resultados. 

  • Utilice un sistema de gestión de inventario: La gestión de inventario puede volverse tediosa y pueden ocurrir errores. Como resultado, lo mejor es automatizar su proceso con un sistema de gestión de inventario. Además, el software producirá otros beneficios, como pronósticos de demanda basados ​​en datos, alertas en tiempo real y seguimiento de inventario. 
  • Preservar las buenas relaciones con los proveedores: Los proveedores confiables son valiosos para su negocio, por lo que tiene sentido trabajar para retenerlos. Puede mantener relaciones saludables con los proveedores pagando las facturas a tiempo, comunicándose con claridad y tratando a los proveedores con respeto. 
  • Mantenga el stock en niveles óptimos: A menos que esté practicando JIT u otra estrategia de inventario ajustado, querrá garantizar niveles de stock óptimos. Una buena regla general es mantener suficiente inventario para cumplir con los pedidos de forma continua, ya sea un período de dos semanas o más. Esto proporciona tiempo suficiente para realizar entregas y reabastecerse sin problemas de falta de existencias o exceso de inventario. 
  • Trate de manera inteligente con artículos de exceso de existencias: Incluso con sus mejores esfuerzos, es posible que todavía tenga un exceso de existencias. Trate estos artículos de manera inteligente al proporcionar ofertas especiales o descuentos para moverlos lo antes posible. Si bien es probable que los artículos se vendan por menos de lo que quería, se moverán de sus estantes, lo que le permitirá aumentar la tasa de rotación y ganar más dinero a largo plazo, y eso es más importante.  

Conclusión

En general, una buena gestión del inventario le ahorrará dinero y le ayudará a hacer crecer su negocio. Cuanto más eficientemente administre el inventario, más rápido realizará ventas y obtendrá ganancias. Con las prácticas de planificación de inventario compartidas aquí, se encuentra en un excelente lugar para comenzar.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de inventario 

¿Cuáles son los cuatro tipos principales de inventario? 

El inventario comercial se refiere a todas las existencias de productos que posee una empresa y tiene la intención de vender. Incluye cuatro tipos principales: 

  • Materias primas
  • Trabajo en progreso
  • Productos terminados
  • Mantenimiento, reparación y revisión de mercancías.

¿Cuáles son las principales técnicas de gestión de inventario? 

Las principales técnicas de gestión de inventario son el primero en entrar, el primero en salir (FIFO), la previsión de la demanda y la gestión de inventario justo a tiempo (JIT). Sin embargo, tenga en cuenta que cada técnica tiene ventajas y desventajas únicas, por lo que vale la pena estudiar cada una para saber cuál se adapta mejor a las necesidades de su negocio. 

¿Cuáles son los cinco elementos de la gestión de inventario? 

Los cinco elementos básicos de la gestión de inventario son: 

  • Clasificación y organización del inventario.
  • Mantenimiento de registros de existencias actuales.
  • Auditar el inventario regularmente
  • Evaluación del desempeño del proveedor
  • Mantener una alta satisfacción del cliente

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