La elaboración de presupuestos es una práctica comercial fundamental para las pequeñas empresas en línea. Como suelen tener finanzas ajustadas y poca liquidez, mantener un ojo en los ingresos y los gastos puede ser clave para la supervivencia de estas empresas.
Pero la elaboración de presupuestos puede ser complicada, especialmente para las pequeñas empresas nuevas en la práctica. Además, elaborar un presupuesto comercial es solo la mitad del trabajo: aún deben aprender a mantenerse al día con su presupuesto y mantener las finanzas ordenadas.
Esta guía analiza lo que las pequeñas empresas en línea deben saber sobre la elaboración de presupuestos, incluido su significado, por qué es importante y cómo hacer presupuestos efectivos.
Índice del contenido
¿Qué es el presupuesto de la pequeña empresa?
Por qué las pequeñas empresas deben presupuestar
Cómo hacer un presupuesto para una pequeña empresa
Consejos para mantenerse al día con un presupuesto
Conclusión
¿Qué es el presupuesto de la pequeña empresa?
Un presupuesto empresarial es una instantánea de las finanzas de una empresa. Destaca los gastos e ingresos semanales, mensuales o anuales propuestos de una empresa y los objetivos financieros a corto o mediano plazo de la empresa.
Debido a que el presupuesto corporativo juega un papel crucial en la toma de decisiones fiscales acertadas, debe ser una prioridad comercial central. Sin embargo, las estadísticas indican que este no es siempre el caso de las pequeñas empresas. por ejemplo, un estudio del 2021 encontró que solo el 54% de las pequeñas empresas tienen presupuestos de empresa, lo que significa que casi la mitad de las empresas andan a ciegas financieramente.
Pero existen numerosas razones por las que cada startup debe tener un presupuesto y un plan financiero, comenzando con las que se describen a continuación.
Por qué las pequeñas empresas deben presupuestar
Tener un plan presupuestario empresarial es clave para la prudencia financiera de las pequeñas empresas. Como informa CB Insights, una de las principales razones por las que las startups fracasan es porque se quedan sin dinero. Pero la elaboración de presupuestos ayuda a las empresas a realizar un seguimiento de los ingresos y gastos y a planificar un futuro financiero saludable.
Además, la elaboración de presupuestos ayuda a las pequeñas empresas a:
- Lograr la eficiencia empresarial: Un presupuesto inicial ayuda a las empresas a predecir los ingresos y ajustar los costos comerciales en consecuencia.
- Administrar mejor las finanzas: Con una imagen clara de ingresos y gastos, es más fácil asignar gastos y eliminar gastos innecesarios.
- Prepárate para los meses lentos: Un presupuesto empresarial puede ayudar a identificar los períodos de ingresos máximos para que la empresa pueda planificar en consecuencia los meses lentos.
- Alcanzar la rentabilidad empresarial: Los presupuestos ayudan a identificar qué deben hacer las empresas para obtener ganancias, ya sea reduciendo costos o aumentando los ingresos, o ambos.
- Ejecutar un negocio ordenado: Por último, las empresas con presupuesto pueden mantener las finanzas ordenadas, lo que será crucial para que el negocio sea atractivo para los inversores.
Habiendo adquirido más conocimiento sobre por qué la elaboración de un presupuesto es esencial, pasemos a continuación a cómo presupuestar para una pequeña empresa.
Cómo hacer un presupuesto para una pequeña empresa
El objetivo principal de la elaboración de presupuestos es crear una experiencia financiera predecible para una empresa. Entonces, cuando comience, notará que el proceso implica en gran medida mirar hacia atrás, a los gastos e ingresos pasados, y luego aplicar esa experiencia para predecir el futuro.
Si bien es posible que las nuevas empresas no tengan un historial financiero previo, la investigación de los costos típicos de la industria puede ayudar. Del mismo modo, las empresas en esta posición pueden confiar en un presupuesto de ejemplo para comenzar el negocio. Dicho esto, estos son los pasos críticos involucrados en la preparación de un presupuesto.
1. Identificar las fuentes de ingresos
Al crear un presupuesto para una pequeña empresa, el primer paso es identificar cuánto gana la empresa y de dónde. Las ventas generadas desde la tienda en línea de la empresa o la tienda del mercado son un excelente lugar para comenzar un negocio en línea. A continuación, considere si la empresa gana dinero con otros fuentes, como freelance, consultoría o ventas en tiendas físicas.
Después de resumir todas las fuentes de ingresos, calcule cuánto gana mensualmente el negocio. Idealmente, este cálculo debería cubrir al menos 12 meses de ingresos o más si esa información está disponible.
Recuerde ceñirse a los números de ingresos puros durante este cálculo. No hay necesidad de determinar las ganancias todavía; lo veremos más adelante.
2. Conteo de costos fijos
A continuación, determine y redondee todos los costos fijos de la empresa. Los costos fijos son aquellos gastos comerciales que la empresa paga de manera recurrente. Por ejemplo, pueden ocurrir diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente. Algunos costos fijos son el alquiler, los servicios públicos, la nómina y el seguro.
Como negocio en línea, esos costos probablemente incluirán gastos de alojamiento de sitios web o costos de suscripción mensual para aquellos con escaparates en un mercado como Alibaba.com. Pero vale la pena señalar que los costos fijos varían para cada negocio. Por lo tanto, tómese el tiempo para encontrar los que se aplican a su negocio.
Después de determinar los costos fijos, súmelos para obtener la cifra total de los gastos fijos mensuales.
3. Determinar los costos variables
Los gastos variables se calcularán a continuación. Estos costos no son fijos sino que fluctúan de un mes a otro, dependiendo de varios factores. Por ejemplo, pueden fluctuar según la tasa de uso o la demanda estacional.
Los ejemplos de costos variables incluyen campañas de mercadeo, impuestos, contratistas independientes, desarrollo profesional, etc. Otros gastos que no necesariamente contribuyen al crecimiento del negocio pueden incluirse aquí, como almuerzos de negocios o café artesanal.
Aprender lo que la empresa gasta en costos variables es fundamental. Durante los meses de escasez, brindarán algunas de las mejores oportunidades para reducir el gasto y garantizar la supervivencia de la empresa.
4. Predecir desembolsos únicos
Otra categoría de gastos que deben incluirse en el presupuesto son los gastos únicos. Es posible que estos gastos solo ocurran una vez, pero a menudo los verá desde lejos. Por ejemplo, obtener una computadora portátil nueva o contratar a un diseñador para crear un logotipo comercial son gastos únicos típicos.
Vale la pena señalar que estos costos suelen ser altos. Por lo tanto, la planificación temprana para ellos puede ayudar a aliviar la presión del negocio y protegerlo de grandes cargas financieras repentinas. Del mismo modo, los gastos únicos son más fáciles de ahorrar de esta manera.
5. Crea un fondo de contingencia
Aunque crear un fondo de contingencia suena similar a predecir gastos únicos, existe una diferencia fundamental. Un fondo de contingencia cubre gastos inesperados, mientras que los costos únicos suelen ser predecibles y pueden anticiparse.
Es prudente crear un fondo de contingencia porque las operaciones comerciales normales pueden arrojar costos imprevistos cuando menos los espera. Lidiar con estos eventos impredecibles es lo suficientemente estresante, pero tener un fondo listo para cubrir los gastos será de gran ayuda.
Los ejemplos de gastos de contingencia incluyen fallas repentinas de maquinaria, problemas con el sitio web o un accidente que rompe la camioneta de reparto.
6. Encuentra tu margen de beneficio
Después de completar los pasos descritos anteriormente, es hora de determinar la rentabilidad. Primero, agregue todos los costos mensuales o anuales, incluidos los costos fijos, variables y únicos. Luego, sume los ingresos mensuales y anuales del negocio también.
Reste los gastos de los ingresos y obtendrá un número positivo, que es su ganancia, o un número negativo, lo que significa que el negocio podría convertirse en una pérdida.
Si una pérdida parece probable, no se desanime. No todas las pequeñas empresas son rentables al principio. Y para la mayoría, se necesita algún tiempo para obtener ganancias. Pero con un presupuesto comercial que muestra dónde puede reducir costos o generar ingresos, es más fácil encaminarse hacia la eficiencia financiera y la rentabilidad.
7. Júntalo todo
Con todo el esfuerzo realizado hasta ahora, la empresa ahora tiene una excelente imagen de sus finanzas y perspectiva fiscal. Como resultado, también entra en una excelente posición para modificar y ajustar cada elemento para lograr la mejor combinación para un sólido desempeño comercial durante el período.
Si bien el presupuesto es solo una proyección de los ingresos y gastos probables, proporciona una excelente manera de planificar para los próximos meses o años. Además, las empresas pueden aprender de las tendencias de ingresos que han observado con el presupuesto y formular estrategias para lograr más ingresos y reducir costos.
Consejos para mantenerse al día con un presupuesto
Como se mencionó anteriormente, elaborar un presupuesto para una pequeña empresa es solo la mitad del trabajo. Las empresas aún deben encontrar la manera de mantenerse fieles a su plan financiero. Si bien muchas empresas emergentes que crean un presupuesto se apegan a él, mantenerse dentro del plan puede ser difícil.
De acuerdo con esta estudio , el 35% de las empresas que hicieron un presupuesto gastaron más de lo planeado. Entonces, ¿cómo se mantienen al día las pequeñas empresas con su presupuesto? Aquí hay algunos consejos para ayudar.
- Establece un plan realista: Basar un presupuesto en hechos concretos en lugar de proyecciones idealistas hará que sea más fácil anticipar y hacer frente a las realidades financieras de la empresa.
- Conservar la documentación: Se vuelve más difícil realizar un seguimiento correcto de los ingresos y los gastos sin registros financieros claros. Por lo tanto, sea religioso con la documentación de la empresa.
- Implementar una contabilidad rigurosa: Al mismo tiempo, es una buena idea practicar una contabilidad detallada mediante la cual registre cada entrada y salida del negocio.
- Usar software de contabilidad: El software de contabilidad como FreshBooks y QuickBooks tiene paquetes para pequeñas empresas que facilitan la planificación y ejecución de presupuestos.
- Se flexible: Finalmente, recuerde dejar cierto margen de maniobra dentro del presupuesto, para que la empresa pueda responder con flexibilidad a las nuevas situaciones y realidades financieras.
Conclusión
En última instancia, la creación de un presupuesto empresarial ayuda a los empresarios a construir empresas más sólidas y sostenibles. La claridad que brinda un presupuesto será vital para garantizar que la empresa solo gaste dinero en los lugares correctos y en el momento correcto para evitar deudas innecesarias.
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